12/12/2025
📢 Vacancy Announcement
الترجمة العربية بالاسفل⬇️🔻
Executive Secretary
Educational Development Center (EDC)
Faculty of Medicine – University of Dongola
The Educational Development Center (EDC) at the Faculty of Medicine, University of Dongola, is pleased to announce the opening of applications for the position of Executive Secretary.
1. Purpose of Recruitment
The EDC seeks to recruit a qualified Executive Secretary to support the center’s administrative operations and ensure efficient communication, documentation, and workflow management.
The selected candidate will join the center as part of their national service program.
2. Eligibility Criteria
Applications are open exclusively to medical doctors who meet the following requirements:
The applicant must be a medical doctor who has completed the internship (houseman).
Willingness to complete the national service program at the EDC.
Only applicants who meet all the above criteria will be considered.
3. Main Duties and Responsibilities
1. Providing administrative and secretarial support to the EDC Director and team.
2. Preparing official correspondence, reports, minutes, and internal communications.
3. Managing scheduling, appointments, and meeting arrangements.
4. Organizing workshops, training sessions, and academic events.
5. Maintaining an efficient filing, archiving, and documentation system (both digital and physical).
6. Ensuring proper documentation of all EDC processes and activities.
7. Upholding confidentiality, professionalism, and accuracy in all tasks.
4. Required Skills
Applicants must demonstrate:
Excellent written and verbal English language and communication skills.
Strong organizational and time-management abilities.
Proficiency in computer applications (Word, Excel, PowerPoint, Email Systems).
Professionalism, discipline, and reliability.
Ability to work under supervision and follow established procedures.
Commitment to maintaining confidentiality and high ethical standards.
5. Recruitment Conditions
Recruitment is strictly limited to doctors who have completed an internship and are eligible for national service.
Candidates must submit all required documents before the deadline.
Only shortlisted applicants will be contacted for interviews.
6. Duration & Workload
The position requires 4 working days per week.
Working hours will follow the faculty schedule.
7. Reporting Hierarchy
The Executive Secretary will report directly to the Director of the EDC.
The role may involve coordination with departmental heads, unit coordinators, and administrative offices.
8. Conduct & Performance Standards
Adherence to university policies and professional ethics is mandatory.
Punctuality, accuracy, and respectful communication are required.
All tasks must be documented and completed as per the center’s workflow structure.
9. Workflow&Documentation Procedures
Maintenance of updated records, meeting minutes, and activity logs.
Proper filing of documents using approved digital/physical systems.
Ensuring timely communication of schedules, circulars, and official notices.
10. Application Process
10.1 Required Documents
Updated Curriculum Vitae (CV).
Copy of MBBS certificate.
Proof of internship completion (regular or attachment).
National number/identification document.
Any additional relevant certificates.
10.2 Submission Method
Applications should be submitted through the Google Form :
https://forms.gle/Pyqpi3p4LurqFEvz9
and attach the required documents using the following email:
[email protected].
10.3 Application Deadline
Applications must be submitted within two weeks of the date of this announcement.
Contact Information
For further inquiries, don't hesitate to get in touch with the EDC administration through the following:
📞 +249 913 933 322
📧 [email protected]
📢 إعلان عن وظيفة شاغرة
سكرتير تنفيذي
مركز تطوير التعليم الطبي (EDC)
كلية الطب – جامعة دنقلا
يسر مركز تطوير التعليم الطبي بكلية الطب بجامعة دنقلا أن يعلن عن فتح باب التقدم لشغل وظيفة سكرتير تنفيذي.
يلعب مركز تطوير التعليم الطبي دورًا أكاديميًا وإداريًا مركزيًا في دعم تطوير المناهج الدراسية وتدريب أعضاء هيئة التدريس وتحسين جودة التعليم وتنسيق الأنشطة الأكاديمية عبر الأقسام.
1. الغرض من التوظيف
يسعى مركز تطوير التعليم الطبي إلى توظيف سكرتير تنفيذي مؤهل لدعم العمليات الإدارية للمركز وضمان كفاءة الاتصال والتوثيق وإدارة سير العمل. سينضم المرشح المختار إلى المركز كجزء من برنامج الخدمة الوطنية.
2. معايير الأهلية
التقديم مفتوح حصريًا للأطباء الذين يستوفون المتطلبات التالية:
يجب أن يكون المتقدم طبيبًا أكمل فترة التدريب (الطبابة).
الاستعداد لإكمال برنامج الخدمة الوطنية في مركز تطوير التعليم.
لن يتم النظر إلا في طلبات المتقدمين الذين يستوفون جميع المعايير المذكورة أعلاه.
3. المهام والمسؤوليات الرئيسية
سيكون الأمين التنفيذي مسؤولاً عن:
تقديم الدعم الإداري والسكرتاري لمدير مركز تطوير التعليم الطبي وفريقه.
إعداد المراسلات الرسمية والتقارير والمحاضر والاتصالات الداخلية.
إدارة الجداول الزمنية والمواعيد وترتيبات الاجتماعات.
تنظيم ورش العمل والدورات التدريبية والفعاليات الأكاديمية.
الحفاظ على نظام فعال للملفات والأرشفة والتوثيق (رقميًا وماديًا).
ضمان التوثيق السليم لجميع عمليات وأنشطة ال EDC
الحفاظ على السرية والمهنية والدقة في جميع المهام.
4. المهارات المطلوبة
يجب على المتقدمين إثبات ما يلي:
مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
قدرات تنظيمية وإدارية قوية.
إتقان تطبيقات الحاسوب (Word و Excel و PowerPoint وأنظمة البريد الإلكتروني)
المهنية والانضباط والموثوقية.
القدرة على العمل تحت الإشراف واتباع الإجراءات المعمول بها.
الالتزام بالحفاظ على السرية والمعايير الأخلاقية العالية.
5. شروط التوظيف
يقتصر التوظيف بشكل صارم على الأطباء الذين أكملوا فترة التدريب الداخلي والمؤهلين للخدمة الوطنية.
يجب على المرشحين تقديم جميع المستندات المطلوبة قبل الموعد النهائي.
سيتم الاتصال فقط بالمرشحين المختارين لإجراء المقابلات.
6. المدة وعبء العمل
يتطلب المنصب 4 أيام عمل في الأسبوع.
ستتبع ساعات العمل الجدول الرسمي للكلية.
7. التسلسل الهرمي للإبلاغ
سيقدم الأمين التنفيذي تقاريره مباشرة إلى مدير مركز تطوير التعليم الطبي.
قد يتضمن الدور التنسيق مع رؤساء الأقسام ومنسقي الوحدات والمكاتب الإدارية.
8. معايير السلوك والأداء
الالتزام بسياسات الجامعة والأخلاقيات المهنية أمر إلزامي.
يلزم الالتزام بالمواعيد والدقة والتواصل المحترم.
يجب توثيق جميع المهام وإنجازها وفقًا لهيكل سير العمل في المركز.
9. إجراءات سير العمل والتوثيق
الحفاظ على السجلات المحدثة ومحاضر الاجتماعات وسجلات الأنشطة.
حفظ المستندات بشكل سليم باستخدام الأنظمة الرقمية/المادية المعتمدة.
ضمان التواصل في الوقت المناسب بشأن الجداول الزمنية والتعميمات والإشعارات الرسمية.
10. عملية التقديم
10.1 المستندات المطلوبة
• سيرة ذاتية محدثة (CV).
• نسخة من شهادة MBBS.
• إثبات إتمام فترة التدريب كاملة (نظامي او اتاتش).
• اثبات شخصية.
• أي شهادات إضافية ذات صلة.
10.2 طريقة التقديم
• تقديم الطلبات عن طريق قوقل فورم :
https://forms.gle/Pyqpi3p4LurqFEvz9
وارسال المستندات المطلوبة للايميل:
[email protected]
10.3 الموعد النهائي لتقديم الطلبات
يجب تقديم الطلبات في غضون أسبوعين من تاريخ هذا الإعلان.
10.4 معلومات الاتصال
لمزيد من الاستفسارات، يرجى الاتصال بإدارة EDC من خلال ما يلي:
📞 +249 913 933 322
📧 [email protected]